Integritetspolicy - Svenska (English below)

Vi på Neptune Partners värnar om din integritet och följer dataskyddslagstiftningen. Vi vill därför informera dig om vår behandling av dina personuppgifter och om dina rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen.

PERSONUPPGIFTER OCH ÄNDAMÅL
Personuppgifter är sådan information som, direkt eller indirekt, kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Exempel på sådan information är namn, kontaktuppgifter, foto, personnummer, IP-adress och innehåll i e-post och annan kommunikation.

Vi behandlar personuppgifter om dig som:

  • är anställd hos kund,
  • är motpartsombud,
  • är kund i egenskap av privatperson,
  • på andra sätt berörs av våra uppdrag,
  • deltar på våra seminarier eller andra events,
  • mottar våra nyhetsbrev, eller
  • söker anställning hos oss eller uppdrag för oss.

Vi behandlar personuppgifter för ändamålen att administrera och utföra våra uppdrag, uppfylla våra rättsliga skyldigheter, rekrytera personal samt marknadsföra våra tjänster (på de sätt som beskrivs närmare nedan).

Vi är personuppgiftsansvariga för våra behandlingar av personuppgifter och ansvarar för att följa tillämplig dataskyddslagstiftning.

Utförande av uppdrag
Vi behandlar personuppgifter som vi får del av inom ramen för ett uppdrag, eller i samband med förberedelse eller administration av ett uppdrag, för ändamålen att administrera och utföra uppdraget och uppfylla våra rättsliga skyldigheter.

Vi behandlar även personuppgifter som vi inhämtar från privata och offentliga register samt från myndigheter. Detta sker exempelvis för att kunna uppfylla vår rättsliga skyldighet att kontrollera våra kunders identitet och ägarförhållanden samt informera oss om uppdraget och i vissa fall även om kundmedel och andra tillgångars ursprung.

Prenumeration och e-postformulär
Vi kan få tillgång till personuppgifter genom kontakter via e-post och annan kommunikation eller via din användning av någon av de tjänster som vi tillhandahåller via hemsidan.

Exempel på en sådan tjänst är prenumerationsfunktionen där du registrerar din e-postadress, vilken vi lagrar i syfte att kunna skicka dig nyhetsbrev och annan information. En annan sådan tjänst är e-postfunktionen. För att skicka e-post via hemsidans funktion, behöver du ange namn, e-postadress, företag och telefonnummer. Dessa uppgifter sparas för att kunna skicka information och uppföljningsmail till dig. Om du inte längre vill få några utskick från oss ber vid dig kontakta oss genom kontaktuppgifterna längst ned i denna informationstext. Du kan också avanmäla dig genom att följa den länk som finns längst ned i varje utskick.

Vi kan också komma att använda dina personuppgifter för kundundersökningar eller andra marknadsaktiviteter.

Rekrytering
Vi behandlar personuppgifter inom ramen för rekrytering av personal och anlitande av konsulter. De uppgifter vi behandlar är de som du lämnar i din ansökan, till exempel CV, personligt brev, betyg, intyg, uppgifter från referenser samt testresultat från personlighetstester/logiktester. Vi ber dig även i vissa fall att begära ett utdrag från belastningsregister i samband med att du undertecknar anställningsavtal. När du fått utdraget tittar vi på det tillsammans och därefter lämnar vi tillbaka det till dig eller så förstörs det direkt. Vi sparar inte utdraget. Vi kan även utföra en bakgrundskontroll (som du ger ditt samtycke till vid undertecknandet av anställnings/uppdragsavtalet) via ett externt företag, vilken innehåller uppgifter om exempelvis rättsliga ärenden och om din ekonomi.

Hemsida och cookies
När du besöker vår hemsida genereras det också indirekta personuppgifter via vår användning av cookies, som beskrivs under hemsidans avsnitt för legal information. Vi kan komma att använda sådana uppgifter för statistikändamål. Vi kommer dock i möjligaste mån använda oss av avidentifierade uppgifter för statistikändamål.

LAGLIG GRUND
Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att utföra vårt uppdrag enligt lag, skicka information som du prenumererar på samt genomföra seminarier och andra events som du anmält dig till. Vi behandlar också uppgifterna när vi har ett legitimt intresse att behandla dessa, exempelvis ett intresse av att kunna kommunicera med dig, genomföra rekryteringar, att marknadsföra oss och utveckla våra tjänster. Om vi skulle behandla dina personuppgifter för något ändamål som enligt dataskyddslagstiftningen kräver ditt samtycke, så kommer vi att inhämta ditt samtycke i förväg.

UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER
Uppgifterna kan komma att lämnas ut till externa bolag som vi samarbetar med, exempelvis marknadsföringsbyråer och leverantörer av IT-tjänster. Vi kan också komma att lämna ut uppgifter när vi har en skyldighet enligt lag, såsom på grund av penningtvättslagstiftning.

Dina personuppgifter behandlas alltid konfidentiellt och skyddas med lämpliga säkerhetsåtgärder. Företag som hanterar personuppgifter för vår räkning får alltid ingå ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal med oss i syfte att vi ska kunna säkerställa en hög skyddsnivå för dina personuppgifter hos våra samarbetspartners och leverantörer.

Om vi anlitar leverantörer av IT-tjänster som finns utanför EU/EES säkerställer vi att dina uppgifter skyddas på ett adekvat sätt, till exempel genom att ett dataöverföringsavtal tecknas med den leverantör utanför EU/EES som får åtkomst till våra IT-system.

LAGRINGSPERIOD
Personuppgifter lagras bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi är skyldiga att lagra dem enligt lag eller andra regler som gäller för vår verksamhet. Därefter raderas de i enlighet med vår gallringsrutin.

DINA RÄTTIGHETER
Neptune Partners är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Du har följande rättigheter gentemot oss:

  • Rätt till tillgång (registerutdrag) – en rätt att få bekräftelse på och information om din personuppgiftsbehandling.
  • Rätt till rättelse – en rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
  • Rätt till radering – en rätt att få uppgifter borttagna. Denna rätt är begränsad till sådana uppgifter som enligt lag endast får behandlas med ditt samtycke, om du tar tillbaka samtycket och motsätter dig behandlingen.
  • Rätt till invändning – en rätt att invända mot vår behandling om den sker med stöd av intresseavvägning eller för direktmarknadsföring.
  • Rätt till begränsad behandling – en rätt att kräva att personuppgiftsbehandlingen begränsas, exempelvis om du motsätter dig uppgifters riktighet. Under tiden som riktigheten undersöks är vår tillgång till uppgifterna begränsad.
  • Rätt till dataportabilitet – en rätt att kräva att personuppgifter flyttas från en personuppgiftsansvarig till annan. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.

Om du anser att vår behandling inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen har du också rätt att klaga till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet.

KONTAKT
Om du vill ha ytterligare information om hur dina personuppgifter behandlas, eller vill utöva någon av rättigheterna ovan, vänligen kontakta oss:

E-postadress: info@neptunepartners.se

Märk din e-post med ämnesrad ”Integritetspolicy”.

Privacy Policy - English

At Neptune Partners, we care about your privacy and comply with data protection legislation. We therefore wish to inform you about our processing of your personal data and your rights under the data protection legislation.

PERSONAL DATA AND PURPOSE
Personal data refers to information which, directly or indirectly, may be associated with a living natural person. Examples of such information are name, contact details, photos, personal ID number, IP address and the content of e-mails and other communications.

We process personal data about persons who:

  • are employed by a customer;
  • represent a counterparty;
  • are clients in the capacity of a private individual;
  • are otherwise affected by our assignments;
  • attend our seminars and other events or receive our newsletter; or
  • apply for a job with us or an assignment for us.

We process personal data for the purposes of administering and performing our assignments, complying with our legal obligations, recruiting staff and marketing our services, in the manner described in more detail below.

We are data controller for our processing and are responsible for ensuring compliance with applicable data protection legislation.

Performance of assignments
We process personal data which we gain access to within the scope of an assignment, or in connection with preparing for or administering an assignment, for the purposes of administering and performing the assignment and to comply with our legal obligations.

We also process personal data which we obtain from private and public records, as well as from public authorities. This would, for example, be the case when we perform our legal obligation to verify our customer’s identity and ownership situation, and to familiarise ourselves with the engagement and, in some cases, the origin of our customer’s funds and other assets.

Subscription and e-mail form
We may gain access to personal data through contacts via e-mail and other modes of communication or via your use of any of the services we provide through the website.

An example of such services is our subscription function, where you register your e-mail address, which we store to be able to send you newsletters and other information. Another such service is the e-mail function. To send us an e-mail through the website’s function, you need to provide your name, e-mail address, company, and telephone number. This information is saved in order to send you invitations and follow-up e-mails. If you no longer wish to receive mailings from us, please contact us via the contact details at the foot of this information. You can also unsubscribe by following the link at the bottom of each e-mail. 

We may also use your personal data for customer surveys or other marketing activities.

Recruitment
We process personal data within the scope of recruiting staff and engaging consultants. The data we process are the data you provide in your application, e.g. CV, cover letter, school grades and other certificates, data from references and test scores from personality tests/logic tests. When you sign an employment contract with us, we may also ask you to request a criminal records disclosure. Once the evidence of such disclosure is available, we look at it together with you and then either return it to you or destroy it immediately. Such disclosure will not be saved. We may also perform other background checks (which you give your consent to when signing the employment/assignment agreement) through an external company, which may include data about, inter alia, legal proceedings, and your financial situation.

Website and cookies
When you visit our website, indirect personal data are also generated through our use of cookies, as described in our legal information section. We may use such data for statistical purposes. However, wherever possible, we will use anonymised data for statistical purposes.

LEGAL BASIS
We process your personal data when necessary to carry out our assignments in accordance with applicable law, to send information which you have subscribed for and to reach out regarding seminars and other events which you have applied for. We also process data when we have a legitimate interest in doing so, for example an interest in communicating with you, to carry out recruitment and marketing and to develop our services. If we were to process your personal data for any purpose which requires your consent under the data protection legislation, we will obtain your consent in advance.

DISCLOSURE OF PERSONAL DATA
We may disclose your personal data to external companies with whom we collaborate, for example marketing agencies and IT services providers. We may also disclose data when we have a legal duty to do so, for example due to anti money laundering legislation.

Your personal data will always be processed confidentially and protected by appropriate security measures. Companies that manage personal data on our behalf must always enter into a so-called data processor agreement with us so that we are able to ensure a high level of protection of your personal data with our partners and suppliers.

If we engage suppliers of IT services outside the EU/EEA, we ensure that your data is adequately protected, for example by entering into a data transfer agreement with the supplier outside the EU/EEA who has access to our IT systems.

STORAGE PERIOD
Personal data are only stored for as long as it is necessary in order to fulfil the purposes of the processing, or for as long as we are required to store them by law or other rules and regulations that may apply to our business. The data is thereafter deleted in accordance with our erasure procedure.

YOUR RIGHTS
Neptune Partners is the data controller for the processing of your personal data. You have the following rights in relation to us: 

  • Right of access (register transcript) – a right to obtain confirmation of and information about the processing of your personal data.
  • Right to rectification – a right to have erroneous data rectified.
  • Right to erasure – a right to have data removed. This right is limited to data which, by law, may only be processed with your consent, if you withdraw consent and oppose the processing.
  • Right to object – a right to object to our processing if it is based on a balancing of interests or direct marketing.
  • Right to restricted processing – a right to request that personal data processing is restricted, for example, if you oppose the accuracy of the data. Our access to the data is restricted while the accuracy of the data is investigated.
  • Right to data portability – a right to request that personal data are transferred from one data controller to another. This right is restricted to data that have supplied to us yourself.

If you experience that our processing does not comply with data protection legislation, you are also entitled to lodge a complaint with the Swedish Data Protection Authority (the competent supervisory authority).

CONTACT
If you would like further information about how your personal data is processed, or seek to exercise any of the rights listed above, please contact us:

E-mail: info@neptunepartners.se

The subject line to your e-mail should read “Privacy Policy”.